Skuteczne rozmowy wideo

Poniższy artykuł pochodzi ze strony Martina Fowlera

Tłumaczenie na polski: Andrzej Figas


W latach 2011-2012 miała miejsce mała ale znacząca rewolucja w sposobie pracy w ThoughtWorks. Gdy musieliśmy pracować w innych lokalizacjach zazwyczaj wdzwanialiśmy się na spotkania, jednak w przeciągu roku telefon ustąpił połączenium wideo. W miarę jak przyzwyczajaliśmy się do wideo staraliśmy się odbywać w ten sposób większość spotkań zamiast zbierać wszystkich w jednym miejscu.

Teraz, gdy choroba koronowirusowa (Covid-19) w nas uderza, znacznie więcej osób ma doczynienia z połączeniami wideo. Z tego powodu pomyślałem, że podzielę się tym czego się nauczyłem w tym zakresie wraz z moimi koleżankami i kolegami. Należy jednak pamiętać, jak zwykle przy tego typu radach, że nie znam Waszej sytuacji ani warunków, należy zatem do nich podejść jako moich wskazów i rekomendacji dostosowanych do mojego środowiska pracy.

Zadbaj o dobry sprzęt, zwłaszcza audio . Większość laptopów I monitorów ma wbudowane kamery wideo i zwykle sprawdzają się całkiem dobrze na potrzeby połączeń wideo. Z dźwiękiem jest już różnie, a jednocześnie jest bardziej istotny. Problemy z wideo zazwyczaj można zaakceptować, ale nawet drobne problemy z dźwiękiem stanowią istotną przeszkodę. W trakcie pierwszych kilku połączeń warto zapytać pozostałych uczestników, czy dobrze cię słyszą. Eksperymentuj, przyzwoite słuchawki mogą okazać się znaczącym usprawnieniem. Rozważ zakup lepszego mikrofonu, ale często istotniejsze jest po prostu zbliżenie się do tego, który masz. Jeżeli używasz sprzętu po raz pierwszy, przetestuj to na połączeniu z jedną osobą zanim podłączysz się na większe spotkanie.

Włącz wideo . Połączenia wideo są olbrzymim usprawnieniem wobec spotkań wyłącznie z dźwiękiem. Głównie dzięki temu, że widzisz twarze rozmówców. Jest wiele sygnałów na ktore reagujemy w kontakcie twarzą w twarz i połączenie wideo pozwala nam wyłapać większość z nich. O ile nie ma dobrego powodu, uznaję za niegrzeczne wyłączanie wideo w trakcie połączenia.

Istnieją takie powody. Niektóre z naszych połączeń wymaga od naszych koleżanek i kolegów z wschodniego wybrzeża aby rozpocząć o 4 nad ranem – wydaje się być zasadnym, aby odpuścić im wideo. Są również sytuacje gdzie nie będziesz się czuł komfortowo aby pokazać co się dzieje za tobą albo nie będziesz chciał odwracać uwagi innych ruchem w tle (patrz niżej).

Wycisz mikrofon kiedy nie mówisz . Dźwięki z tła mogą pochodzić z wielu źródeł, więc mam w zwyczaju wyciszać mikrofon, kiedy nie mówię (chyba, że jest to spotkanie „jeden na jeden”). W ten sposób mam również nawyk włączania mikrofonu, kiedy chcę coś powiedzieć Działa to jak sygnał – jeżeli ktoś włącza mikrofon, to jest to znak, że chce coś powiedzieć.

Jeżeli twoje oprogramowanie na to zezwala, ustaw je aby dołączać do spotkania z domyślnie wyłączonym mikrofonem. Dzięki temu unikniej rozgłaszania twojego przybycia przez hałaśliwe tło.

Używaj widoku galerii . Narzędzia do połączeń zazwyczaj umożliwiają różne ustawienia wyświetlania. Dwa najpopularniejsze widoki to widok mówiącego, w którym ten kto aktualnie mówi zajmuje cały ekran; oraz widok galerii, gdzie każdy uczestnik połączenia jest widoczny w swoim własnym okienku. Widok galerii jest lepszy ponieważ pozwala czerpać z wszystkich benefitów połączęń wideo i obserwować nie tylko twarze mówiącego, ale również pozostałych. Jeżeli patrzysz tylko na mówiącego to gubisz wiele informacji.


Our Extended Global Leadership Team on a recent call.

Ustaw kamerę en face. Kamery w monitorach i laptopach są umieszczone na górze ekranu, dzięki czemu, jeżeli patrzysz na ekran, to tak jakbyś patrzył w kamerę. To dobrze, bo dzięki temu możesz utrzymać kontakt wzrokowy z każdym uczestnikiem rozmowy. Jeżeli używasz zewnętrznej kamery – ustaw ją tak samo. Wygląda to dziwnie, kiedy mówisz pokazując swój profil.

Nie ustawiaj jasnego światła za sobą . Kamery internetowe są sprytne, ale jeżeli będziesz mieć jasne światło za sobą Twoja twarz będzie czarną plamą. Jeżeli masz za sobą okną, zasłoń zasłony w przypadku światła dziennego. Zawsze warto sprawdzić jak działa wideo na samym początku spotkania aby upewnić się, czy wszyscy widzą cię poprawnie. Jeżeli masz w zwyczają odbywać połączenia w stałym miejscu, zadbaj o jego dobre oświetlenie aby Twoja twarz była dobrze widoczna.


Don’t be this idiot

Ogranicz ruch na widoku Nasze oczy są stworzone aby reagować na ruch, na wypadek gdyby to było pyszne jedzenie, albo mniej atrakcyjny drapieżnik. Ruch w Twoim okienku będzie przykuwał uwagę innych. To dobrze, gdy będziesz dawał znaki ręką, ale uważaj na ruch, który nie ma niczego wyrażać. Przykładowo, wentylator za tobą może bardzo rozpraszać. W przypadku gdy nie możesz utrzymać stabilnego obrazu, najlepiej jest wyłączyć kamerę (np. w trakcie jazdy samochodem, albo trzymając laptopa na kolanach).

Nie używaj wideo w pokoju konferencyjnym . Sale konferencyjne zazwyczaj są wyposażone w zestawy wideo. Problem z nimi jest taki, że gdy jest kilka osób w takiej sali, twarze uczestników są zbyt małe, aby można było włączyć widok galerii. Osobiście wolę, kiedy ludzie włączają kamery ze swoich komputerów nawet jeżeli są w tym samym pomieszczeniu, dzięki czemu wszystkich można dobrze widzieć. To również pomaga z dźwiękiem, gdyż zestawy w salach konferencyjnych często nie są najlepsze.

Używaj czatów . Większość narzędzi do wideo-konferencji posiada czat, który może być używany w trakcie połączenia. Może stanowić to wygodny poboczny kanał na dodatkowe pytania, uwagi czy sugerowane kolejne tematy. Jeżeli reagujesz na coś co właśnie zobaczyłeś, będziesz musiał dodać odrobinę kontekstu dla czytającego. Jeżeli napiszesz “zgadzam się” po wymienieniu kilku punktów nikt nie wiedział do czego się odnosisz.

Wyślij prezentację zamiast dzielić ekran . Wszystkie systemy konferencyjne wspierają nieodzownego PowerPointa (lub podobne). W przypadku dzielenia ekranu nagle wszyscy znikają z ekranu aby zrobić miejsce nie zawsze błyskotliwym slajdom. Rozważ wysłanie prezentacji aby każdy mógł ją sobie otworzyć na własnym komputerze. Często nie mogę dostrzec detail na prezentacji poniważ jej widok jest zbyt mały w systemie konferencyjnym. Albo gdy chcę zerknąć na coś co ktoś omawiał wcześniej, ale już zdążył przejść do kolejnego slajdu. Zawsze możesz powiedzieć, “na stronie pięćdziesiątej trzeciej”, jeżeli chcesz się upewnić, że ludzie patrzą na to samo. W domu mogę spokojnie widzieć zarówno slajdy jak ludzi na moim wielkim ekranie. Jeżeli działam na laptopie, mam kontrolę nad tym jakie okno jest właśnie aktywne na ekranie.

Nie ukrywaj dzieci i zwierząt . Nie chcemy aby dzieci wchodziły nam w środek rozmowy I przeszkadzały, ale jest to zupełnie normalne, aby wskoczyły na chwilę powiedzieć „cześć!” Nikt nie powinień czuć się zawstydzony przez dziecko szukające uwagi i że musimy na chwilę przerwać rozmowę, aby się tym zająć. Zawsze się uśmiecham kiedy kot Camilli wchodzi w kadr. Wszyscy wiemy, że jesteśmy w domu I dopóki nie uniemożliwia to przeprowadzenia spotkania nie powinniśmy udawać, że to biuro.

Poświęć jakość wideo jeżeli jest problem z połączeniem Obraz jest ważny, ale dźwięk jest ważniejszy. Jeżeli masz problem z połączeniem i zakuca to dźwięk, wyłącz wideo. Połączenie wyłącznie z dźwiękiem jest gorsze, ale lepsze niż nic.

Ubierz się wygodnie Biurowy dress code na szczęście rozluźnił się odkąd zacząłem moją karierę zawodową, ale zazwyczaj w domu możemy być jeszcze mniej formalni. Są jednak tego jakieś limity. ThoughtWorks jest bardzo elastyczny w podejściu do dress code (kiedyś pamiętam zapisaliśmy “masz być ubrany”). Zakładam jednak t-shirt na spotkania zarządu a nie zostaję w piżamie. (pozostawiam sobie prawo do nie ujawniania co zakładam poniżej.)

Nie przekrzykujmy się Frustruje mnie gdy ludzie mówią jednocześnie w trakcie spotkań, a jest to jeszcze gorsze w przypadku połączenia. Gdy dwoje ludzi mówi jednocześnie nie jesteś w stanie zrozumieć żadnego. Gdy ma to miejsce, zareaguj. Zazwyczaj ruch ręką wystarczy. (ewidentność tego problemu w przypadku połączeń jest dla mnie zaletą wideo konferencji.)

Jeżeli twój internet szwankuje, wdzwoń się przez telefon Czasami połączenie internetowe jest niestabilne i gubisz je w trakcie spotkania. W takim przyopadku najlepiej wdzwonić się przez telefon głosowo i pozostawić internet na potrzeby wideo i czatu.

Poznaj możliwości swoich narzędzi Warto jest zapoznać się z możliwościami jakie oferuje Twoje oprogramowanie do wideokonferencji. Upewnij się jak szubko wyciszyć i włączyć mikrofon. Zapoznaj się z tym jak działa czat. Jeżeli jest to nowe narzędzie dla wielu osób zorganizuj dedykowaną sesję, aby pokazać jak to działa.

Używaj gestów Wideo pozwala nam używać tych samych gesów, których użylibyśmy w rozmowie twarzą w twarz. Lubię wyraźnie kiwać głową albo dawać kciuk w górę gdy się z kimś zgadzam. Gdy chcę coś powiedzieć i nie chcę komuś wchodzi w słowo – podnoszę rękę.

W trakcie niektórych spotkań używamy kolorowych kart do głosowania (zielony: tak, czerwony: nie, żółty: jeszcze trzeba to przedyskutować), używam ich też na innych spotkaniach.

Nagraj spotkanie, ale notatki są zwykle lepsze Gdy ktoś nie może uczestniczyć w spotkaniu, nagranie może być bardzo użyteczne, aby nadrobili co stracili. Jednakże zazwyczaj notatki sprawdzają się lepiej. Przeglądam notatki znacznie szybciej niż przeglądam wideo. Wyjątkiem może być gdy ktoś mówi "w 43. Minucie zaczyna się bardzi dobra dyskusja”, Dobrze jest dodać odniesienia do czasu na nagraniu w notatkach.

Przed rozpoczęciem nagrania, warto dopytać wszystkich o zgodę. Zawsze warto do notatek dołączyć podsumowanie o podjętych decyzjach i kluczowych akcjach.

Rozważ ćwiczenia do przełamywania lodów Wielu moich kolegów lubi stosować różne ćwiczenia na początku spotkania, aby podtrzymać dobrą energię. Niektóre z nich zostały dostosowane na potrzeby wideokonferencji – np., kilka od Paulo Caroli. Osobiście ich nie znoszę, nieważne czy w realu czy wideokonferencji, więc nie zapraszajcie mnie na takie spotkania.

Zwyczajowe dobre praktyki dla spotkań Wideokonferencje są też jak zwykłe spotkania i stosuje się do nich te same zasady. Upewnij się, że jasny jest cel spotkania i jaka jest rola każdego z uczestników. Miej jasną agendę wysłaną do wszystkich uczestników. Jeżeli ludzie się nie znają, zacznij od przedstawienia. Nie jedz niczego co zostawia bałagan. Stosuj przerwy w długich spotkaniach. Upewnij się, że pojedyncze problemy nie konsumują całego czasu spotkania. I najważniejsze: czy to spotkanie jest na pewno konieczne? (Ztraciłem rachubę w ilu spotkaniach uczestniczyłem, które powinny być zręcznie napisanym mailem.)

A co sprawdza się u państwa? Co należałoby przekazać naszym uczniom i ich rodzicom?

W przypadku dzieci/młodzieży najefektywniej jest połączyć lekcję on-line z info na maila np. o zadaniach do zrobienia z odesłaniem tych zadań tez na maila nauczyciela . W masie przekazu typu chat, komunikator czy konferencja informacje te często są przegapiane przez obydwie strony i robi się bałagan.

1lajk